Concepto de Control

De acuerdo con el análisis que realiza De Zuani (2005), el término control es de uso frecuente y se utiliza al expresar que algo o alguien ha sido objeto de una corroboración, examen, verificación, inspección, revisión o supervisión. En relación con esto, controlar implica esencialmente la medición y posterior corrección de las actividades de la organización para que ellas estén alineadas con los planes y los objetivos fijados por la dirección. Para el autor, el control es “básicamente información para permitir la corrección oportuna de las desviaciones de las acciones reales con respecto al plan.

El control puede ser definido como el conjunto de actividades que tiene como objetivo hacer realidad una serie de hechos deseados” (De Zuani, 2005, p. 375). Siguiendo a otros autores, en Koontz y Weihrich (2007) se define al control “como la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren” (Koontz y Weihrich, 2007, p. 372).

En Robbins y Coulter (2014), el control “es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa” (Robbins y Coulter, 2014, p. 266). Para estos autores, un proceso de control eficaz garantiza que las actividades se desarrollen de tal modo que conduzcan al logro de los objetivos organizacionales.

 Schmidt, M., Tennina, M. & Obiol, L. . (2018). LA Función de Control en las       Organizaciones. CEA, vol 2, p. 73.

 

Tipos de Control

 Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son:

 

Controles previos a la acción (precontroles).  garantizan que antes de emprender una acción se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitarán. Los presupuestos financieros son los más comunes de este tipo de control (anticipar los gastos), aunque también lo es la calendarización (identificar actividades a realizar y el tiempo que llevará cada una). El concepto de estos controles es evitar que se presenten problemas y no arreglarlos una vez ocurridos.

Controles directivos o de dirección: llamados también de avance o cibernéticos, tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto a alguna norma o meta y permitir que se realicen acciones correctivas antes de terminar las acciones. Los controles directivos dan resultado sólo si el administrador tiene información precisa y oportuna de los cambios del entorno o en el avance hacia la meta deseada.

Control a corriente: este tipo de control se realiza a lo largo de todo el proceso de producción y/o servicio. Lo pueden realizar los directivos o administradores o los mismos obreros.

Controles posteriores a la acción: miden los resultados de una acción que ha concluido. Así establecen las causas de cualquier desviación que se aleja del plan o el estándar y los resultados que se aplican a actividades futuras similares. Se usan también como base para recompensar o alentar a los trabajadores que prestan servicios. Por ejemplo, sobre cumplir una norma puede conllevar un estímulo salarial.

Torres, B., Cesa, A., & Diario, H. (2008). Proceso administrativo para las organizaciones del siglo XXI. México: Pearson.

Much, L. (2010). Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. Mexico: Pearson.

Importancia del Control Administrativo

 

Importancia del Control

 El Control Administrativo es de gran importancia ya que, en sus distintas versiones, se asegura de las condiciones para realizar una determinada actividad. Por lo tanto, permite que las actividades y procesos se realicen de la mejor manera y se puedan solventar los problemas que surjan durante la realización.

Asimismo, permite obtener aprendizajes a partir de la realización de los procesos e implementar mejoras a futuro.

Es fundamental que las organizaciones realicen un control administrativo para garantizar el correcto funcionamiento y eficiencia de sus procesos. Este les permitirá incrementar ganancias, reducir costos y ofrecer un mejor producto a sus clientes.

 Es solo a través de la función de control que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo, es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Además, siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

 Palomo. R. (2019). Control Administrativo. abril 16, 2021, de Enciclopedia Económica Sitio web: https://enciclopediaeconomica.com/control-administrativo

Principio del Control

 Principio del Equilibrio.

Es importante tomar en cuenta este principio antes de delegar cualquier función o responsabilidad a un colaborador, debe poseer la suficiente capacidad e ir verificando que cumple en pleno su responsabilidad y que la ejerce de manera correcta. Delegando responsabilidad en otras, se cumple con este principio de equilibrio.

Principio de la Oportunidad.

Este principio no lo podemos obviar, ya que debemos tomar en cuenta a cada personal y explicarle en que consiste la nueva función asignada, esto nos evitará un margen de error bastante reducido y nos ayudará a tomar las medidas necesarias con anticipación.

   Principio de las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relación con los planes deben de ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Principio de Contabilidad.     

 El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.

 Un control solo deberá implementarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá esta servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúen resultan menores que el costo y el y tiempo que implica su implantación.

Principio De los estándares.

 El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y será tanto mejor, cuantos más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de alguna manera, suponga siempre una base de comparación previamente fijada.

 De principio de excepción.

El control administrativo, es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

Principio de la función controlada.

 La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad del control. Es decir, que el ejercicio de control no puede ser realizado desde donde se genera la actividad; ya que se puede ver influido por elementos personales.

 Fuentes: http://elcontrolcomofuncionadmtivagpeflores.blogspot.com/p/43-principios-del-control.html

Stephen, R., Y Mary, C., (2010) Fundamentos de la Administración. Recuperado de http://www.ru.edu.uy/wp-content/uploads/2018/05/Administraci%C3%B3n-Robbins.pdf

El Control Como Parte del Proceso Administrativo

 

Procesos y Reglas del Control

Sus proceso y  reglas .

Entendemos por proceso administrativo al conjunto de fases a través de las cuales una organización o empresa utiliza los recursos para los que dispone. Recordemos que el control corresponde a la última de las etapas de las que dispone el proceso administrativo, después de la planificación, la dirección y la organización.

 Durante la etapa de control se persigue evaluar si los objetivos y las medidas adquiridas durante la fase de administración han sido las adecuadas, o si, por el contrario, es necesario incorporar ciertos cambios que permitan acercar más sobre los resultados a obtener.

Cómo se controla.

Los diversos niveles, dentro de la pirámide organizativa de cargos-funciones, utilizan en distinta medida los sistemas de control.

El Nivel Inferior controla basado básicamente en el contacto personal y ayudado, en proporciones variables, en canales informales, según la personalidad del supervisor.

El Nivel Medio o de jefatura departamental, debe ajustar su comportamiento a los parámetros fijados por la Dirección Superior, para ello recibe información por la vía jerárquica.

Utiliza el margen de discrecionalidad que se le ha otorgado para ajustar la actividad al estándar fijado. Revisa personalmente los problemas que salen de las normas y resuelve en consecuencia.

Pero no interviene personalmente en todo el proceso como en el nivel inferior, sino que lo hace por excepción ante casos determinados, o por intervenciones sorpresivas para controlar el grado de cumplimiento de las normas por parte de los supervisores a su cargo.

En ambos casos, nivel inferior y medio, la frecuencia del control es DIARIA, en el primer caso sobre los detalles más ínfimos del proceso, en el segundo sólo debe atender excepcionalmente los problemas de desvíos respectos a los estándares fijados.

El contacto personal y la vía informal son más frecuentes al nivel inferior y más cerrado en el nivel medio, la presencia física del supervisor es permanente con el lugar de trabajo, mientras que el jefe departamental utiliza la recorrida periódica y breve como medio de control.

La Dirección Superior utiliza básicamente, además de los informes periódicos, globales, agrupados por categorías o posiciones; otras tres fuentes de información para control: Las reuniones con sus jefes departamentales, generalmente semanales, el contacto personal por visitas o por asuntos que por su importancia le están reservados, y los informes de auditoría operativa que le comunican el cumplimiento de las normas que hacen al control patrimonial y de eficiencia.

Entre estos tres niveles queda dividido el problema del control de la Organización. Queda para el nivel operativo el cumplimiento de las normas para cada una de las operaciones. La tarea de control ahí es del tipo revisión-rechazo, si está bien hecha la tarea, sigue su curso; si está mal, vuelve a repetirse o corregirse. Siempre existe el riesgo que si existiera un acuerdo entre sectores, o si alguno de ellos adquiera mucho poder dentro de la Organización, pueda perjudicársela, ya sea en forma de deterioros patrimoniales o de ocultamiento de ineficiencias.

¿Qué se controla?

Tres son los elementos que deben someterse a control:

1) Los bienes, propiedad de la Organización, son los recursos materiales e inmateriales de propiedad de la empresa. El control se dirige a preservar la integridad de los mismos mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo.

2) Las personas integrantes de la Organización, ligadas a la misma por diversos nexos jurídicos. Aquí el control trata de mantener todos los puestos adecuadamente cubiertos para que las actividades se desenvuelvan fluidamente y se pueda obtener de los recursos humanos un rendimiento acorde a su capacidad y remuneración.

3) Las actividades, principales y conexas, desarrolladas por la Organización para el logro de sus objetivos. Las primeras, que tienden directamente a la consecución de sus fines y las segundas, que tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando la existencia misma de la Organización o estableciendo las condiciones básicas para que aquellas puedan desarrollarse.

El proceso de control está compuesto por las siguientes etapas o fases:

 1. Establecimiento de estándares: se establecen los criterios de evaluación o comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:

                    

2.Evaluación del desempeño: tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3.Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.

    4.Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar 

      esperado.

Es importante resaltar que el proceso administrativo es una secuencia de funciones que se    suceden unas a otras; es una forma de realizar actividades; es la manera en que la administración  logra sus objetivos (eficazmente).

 

 

 Torres, J. C. (2020). Control interno: seguimiento en los planes de mejora en la entidad xyz de salud. Recuperado de: http://hdl.handle.net/10654/37710.

Clasificación de los Medios de Control

El termino sistema designa un conjunto de elementos en interrelación dinámica organizada en función de un objetivo, con vista a lograr los resultados del trabajo de una organización.

Un sistema de Control de Gestión (SCG) es una estimulación organizada para que los “managers” descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite alcanzar los objetivos estratégicos perseguidos por cada empresa.

Para mantener la eficiencia organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental controlar la evolución del entorno y las variables de la propia organización que puede afectar su propia supervivencia.

Una de las clasificaciones sobre los medios de control es el enfoque moderno sobre el Sistema de Control de Gestión de Mallo y Merlo que concibe como un Sistema de información – Control superpuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene fin definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones.

Medio de Control activo: es el sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad.

Por otro lado, Simons define el Sistema Control de Gestión: como aquellos procedimientos y controles habituales de tipo formal, basado en la información y utilizadas a la dirección para mantener o modificar determinadas pautas en la actividades de la organización, distinguiendo dentro del Sistema Control de Gestión cuatro tipos de sistemas formales basados en la información de funciones de su relación con la estrategias:

  a) Sistema de creencias, para comunicar y reforzar las declaraciones sobre la misión y los objetivos de la empresa.

b) Sistema de establecimientos de límites, para fijar las reglas y los límites, como los sistemas de elaboración de presupuesto.

c) Sistema de control de diagnósticos, como sistema foral de feet -bak, para realizar el seguimiento de los resultados y corregir las desviaciones que se producen en relación con lo previsto.

d) Sistema de control interactivo, para atraer la atención y fomentar el dialogo y el aprendizaje en toda la organización.

Se encuentran coincidiendo con estos autores, los enfoques gerenciales japoneses y de otros autores como Goldratt y Lorino.

Hernandez, M & López, J. (2020, diciembre). El diagnóstico como función del sistema de control de gestión. Folletos Gerenciales, vol.4, p.12.

Sistema Modernos de Control

Los sistemas de control se encargan de gestionar o regular la forma en que se comporta otro sistema para así evitar fallas. Estos procesos están formados por un conjunto de dispositivos de diverso orden.

El método que visualizo con mayor capacidad de aportar en los controles de la institución es el de la Auditoria. La podemos definir como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora. Se lleva a cabo según el sentido que tiene esta para la dirección superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.

 

Algunos Sistemas Modernos.

Las técnicas de planeación son métodos de control a partir del momento en que se establecen los objetivos, por lo que un adecuado control dependerá de una adecuada planeación y viceversa. Los métodos más utilizados son: Informes, Método de Excelencia Empresarial, Método de Auditoria administrativa, Método de Análisis Factorial y Auditoria Administrativa. Estos son definidos como el examen parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora, es llevado a cabo según el sentido que tiene esta para la dirección superior.

A continuación, se detallan algunos de estos:

Reportes e informes: Se clasifican en: Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones y Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relación que deben aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin.

Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades).

Presupuesto: Un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo es el presupuesto. Por tanto, se ha supuesto, a veces, que la presupuestación es el mecanismo para llevar a cabo el control.

 

Ghandi, M. (2020). Sistema de Control. abril 15, 2021, de AUTYCOM Sitio web: https://www.autycom.com/que-es-un-sistema-de-control.